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Gestão de projetos: pontos principais para o sucesso

Postado por: em 20/04/2021

Parece lógico dizer, mas a gestão de projetos serve para garantir que um projeto seja desenvolvido e concluído com sucesso. Mesmo que seja uma afirmação aparentemente óbvia, é fundamental começarmos esse artigo já destacando o porquê de olhar com atenção para o gerenciamento de um projeto. 

Vale destacar que a definição de sucesso de um projeto não segue um padrão e transcende o atendimento a restrições de escopo, tempo e custo. Além de também estar relacionada a satisfação do cliente com o resultado entregue. Assim, percebemos que um projeto concluído com sucesso não é uma tarefa tão simples e, por isso, é necessário um gerenciamento.

Sendo assim, trabalhar um método de gestão é fundamental para evitar o fracasso de muitas empresas. As metodologias adotadas precisam reunir todos os squads e setores de uma empresa. Isso é feito para garantir que tudo na operação tenha fluidez e manutenção eficiente. 

Por esses motivos, os líderes e gestores precisam entender a importância de aplicar as melhores práticas e a relevância de contar com um gestor de projetos.

É o gestor de projetos quem acompanha o desempenho dos times e se responsabiliza pela motivação de todos para obter os melhores resultados. 

Então, neste artigo, vamos falar o que é a gestão de projetos e para que ela serve. Além disso, também vamos apresentar alguns pontos principais para o sucesso de um projeto. 

Boa leitura!

 

O que é um projeto?

 

A definição de projeto segundo o PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é a seguinte: projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único e exclusivo. 

O PMBOK é o guia mais relevante quando se trata de projetos. Ele é elaborado pelo PMI (Project Management Institute), a instituição mais renomada do mundo nessa área.

Todo projeto deve possuir um objetivo claro. Isso porque projetos demandam recursos humanos e financeiros para serem executados. Além disso, cada projeto é único porque depende de situações e partes interessadas diferentes.

Tudo isso serve para entregar produtos ou serviços de maneira exclusiva através de etapas determinadas previamente e com recursos limitados.

Um projeto também é útil para escrever livros, fazer viagens, implantar novas linhas de produção em indústrias e muito mais. Os seus principais aspectos são a limitação de recursos, o envolvimento de uma equipe, a elaboração de etapas com evolução planejada, o planejamento, a execução e o controle por profissional especializado e a definição de prazos.

 

O que é gestão de projeto?

 

Na gestão de um projeto, o gestor responsável vai aplicar o conhecimento, as técnicas aprendidas e as suas habilidades para que os planejamentos sejam um sucesso. As atividades desse profissional envolvem gerenciamento, administração e coordenação em todas as fases do ciclo de vida de um projeto.

Uma gestão eficiente torna-se um diferencial nas empresas que prezam por isso, deixando as atividades mais dinâmicas e ágeis. As empresas que colocam em prática as metodologias de gestão de projetos conseguem entregar mais valor aos seus clientes.

Isso porque os seus gestores desenvolvem algumas habilidades fundamentais: 

  • gestão estratégica;
  • gestão do negócio;
  • técnicas gerais de gestão;
  • métodos de liderança.

Estrategicamente para as empresas vale muito a pena investir na obtenção de talentos e de conhecimentos relacionados a essa área. Os projetos bem geridos ajudam a conquistar os objetivos das empresas por meio de criação, inovação, invenção e desenvolvimento de novas ideias. Porém, esses esforços demandam uma gestão adequada, para que as organizações obtenham destaque diante da concorrência.

 

Processos para a gestão de projetos

 

Iniciação de um projeto

Neste momento o grupo destinado para o projeto, fica responsável pela autorização formal para iniciar um novo projeto ou uma nova fase. 

Aqui são definidas as necessidades e objetivos do projeto, incluindo as razões e motivos de sua realização. Todas as restrições e premissas são definidas e documentadas, fazendo com que o Termo de Abertura do Projeto (TAP) seja aprovado. Também é estimada uma previsão de recursos para a análise de investimentos do negócio.

No início do projeto, é importante contar com a participação de todas as partes interessadas durante essa fase, inclusive dos clientes Isso tem o objetivo de aumentar a qualidade e aceitação na entrega. 

Esses pontos garantem o sucesso do projeto e faz com que todos os envolvidos internos e externos se sintam engajados e importantes para a conquista dos resultados.

 

Planejamento

Para que o planejamento aconteça, é fundamental coletar dados e informações, determinar custos, escolher quem irá realizar cada atividade. Além disso, é importante definir o cronograma e os prazos de entrega a serem cumpridos.

Podemos dizer que as etapas do planejamento desenvolvem e amadurecem o escopo do projeto e como ele deve ser realizado. Eles envolvem os seguintes exemplos:

  • documentação e publicação da Declaração de Escopo de Projeto;
  • criação das métricas de qualidade;
  • desenvolvimento da Estrutura Analítica de Projeto (EAP);
  • planejamento de qualidade;
  • estimativa de custos;
  • definição dos materiais, equipamentos e recursos;
  • análises qualitativa e quantitativa de riscos;
  • desenvolvimento do Plano de Gerenciamento do Projeto.

Vale destacar que neste momento é fundamental contar com um time integrado e que compartilhe informações e ideias. Por isso, o ambiente de trabalho precisa ser amigável e saudável, favorecendo a participação e contribuição de todos os seus integrantes.

 

Execução

Chegou o momento onde todas as etapas anteriores serão aplicadas! O grupo responsavel pela execução precisa colocar em prática tudo aquilo que foi planejado e estipulado nas etapas anteriores. 

Essa etapa envolve a coordenação dos trabalhos e dos recursos, além de exigir a integração das atividades descritas no escopo.

Por mais bem preparada e capacitada que a gestão seja, imprevistos podem acontecer nessa etapa. Seja por riscos não esperados ou pela redução na taxa de produtividade, é muito importante analisar suas causas e readequar o planejamento.

Lembre-se que os processos de execução representam a fase que mais demanda recursos financeiros, humanos e materiais.

 

Monitoramento e controle do projeto

Os processos de monitoramento devem ser realizados em conjunto com a etapa anterior. Porém, eles devem controlar e monitorar tudo o que é desenvolvido no projeto. Seu foco é verificar e medir o trabalho realizado e constatar se ele condiz com que o foi planejado.

Medidas corretivas ou preventivas podem ser aplicadas caso seja encontrado algum problema no decorrer das atividades. Isso só pode acontecer quando as linhas de base de escopo, custo, tempo e riscos operacionais são levadas em consideração. Uma de suas principais vantagens está relacionada ao controle de qualidade do projeto.

Resumidamente, essa fase pode ser descrita da seguinte maneira:

  • análise da performance do projeto;
  • avaliação das variações e recorrentes ações corretivas e preventivas;
  • auditoria de riscos;
  • administração de contratos;
  • realização de relatórios de desempenho.

 

Encerramento do projeto

Etapa final em que tudo o que foi feito é analisado. Nessas horas, a equipe de trabalho verifica os resultados obtidos e conclui se o projeto alcançou seus objetivos. A entrega final é feita ao cliente e a atualização da base de conhecimento e de lições aprendidas também é realizada.

É fundamental analisar e solucionar os erros que atrapalharam a performance para que não voltem a acontecer no futuro.

 

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Como fazer uma boa gestão de projetos

 

1. Defina metas

Não é incomum ouvir gerentes de projeto ou de departamentos dizendo que sua equipe se dedica muito, mas os diretores cobram outros resultados ao invés de olharem as entregas feitas.

O objetivo final de um projeto é seu verdadeiro critério de sucesso e as entregas são os meios para atingi-lo. Ou seja, sua equipe pode ser ótima em tudo, mas se a expectativa inicial dos stakeholders não for alcançada, então as entregas terão pouco ou nenhum valor.

Por isso, antes de iniciar um projeto, faça uma reunião kick-off e defina muito bem as metas intermediárias e objetivo principal a ser alcançado. Então, avalie se os prazos e recursos disponíveis serão suficientes para obter o resultado desejado e alinhe os possíveis riscos e mudanças que podem ocorrer.

Quanto mais nítido for o alinhamento de expectativas entre sua equipe e os stakeholders, melhor será a avaliação do trabalho e das entregas.

 

2. Planeje e siga o escopo

Mudanças no escopo são os motivos mais comuns de projetos atrasarem, estourarem o orçamento ou serem completamente abandonados.

Reuniões de alinhamento, termos de aceite e revisões no escopo são alguns modos de evitar essa situação, antes mesmo de o projeto iniciar. Todo o empenho gasto para planejar um bom escopo é revertido em chances de sucesso.

Logo, não apresse o aceite, valide o entendimento dos envolvidos sobre o escopo e só o altere, após aceito, em último caso. Aliás, se alterar o escopo, lembre-se de comunicar novos prazos, necessidade de recursos e formalizar o aceite dos interessados relacionado às mudanças.

Após definido, cumpra o escopo acordado. Essa é a única maneira de evitar cobranças indevidas ou de permitir que o projeto seja analisado por critérios que não faziam parte de seu planejamento.

 

3. Cuide dos custos

Cuidar dos custos significa elaborar um orçamento detalhando o quanto será gasto em cada atividade ou etapa do projeto e, durante sua execução, controlar se os gastos indicados no planejamento estão iguais ou menores. Caso estejam maiores, uma revisão do orçamento será necessária.

A importância da gestão de custos é indicar para os stakeholders os reais motivos pelos quais eles foram extrapolados ou destacar a capacidade de sua equipe em se manter dentro do planejado.

Então, para fazer uma boa gestão de projetos é preciso sempre manter-se atualizado, fazendo cursos e adquirindo certificações.

 

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A gestão de projetos é algo muito amplo e cheio de detalhes. Nosso objetivo neste artigo foi apresentar alguns pontos importantes. Mas caso você queira aprofundar a Artia, um software de gestão de projetos, tarefas e equipes, criou um material completo, com todos os detalhes. 

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Ate a próxima!