Gestão

Como superar os desafios da gestão de projetos remotos

Postado por: em 08/06/2021
gestão de projetos remotos

A gestão de projetos remotos já era uma realidade, mas por causa da pandemia de Covid-19, ela passou a ser uma necessidade. Mesmo quando a pandemia terminar (esperamos que logo) o trabalho remoto permanecerá e, consequentemente, os projetos remotos. 

Ainda que não saibamos a fatia que o trabalho remoto representará nos próximos anos, afinal, tudo é muito recente e as pesquisas que têm sido realizadas vêm apresentando resultados contraditórios. Sabemos que esse modelo de trabalho não será ignorado. 

A Workana, plataforma que conecta freelancers a empresas da América Latina realizou uma pesquisa com 2.810 profissionais CLT, freelancers e líderes, sendo 42% somente do Brasil.

Na pesquisa, 84,2% dos líderes entrevistados pretendem continuar com o trabalho remoto. Além disso, os entrevistados também apresentaram alguns pontos prioritários de melhoria no trabalho remoto:

  • Melhorar a tecnologia e a conectividade: 35,7%
  • Flexibilidade de horários para assegurar o equilíbrio entre a vida pessoal e o trabalho: 28,6%
  • Oferecer mais cursos sobre trabalho remoto: 14,3%
  • Oferecer uma solução para ajudar os funcionários com filhos: 14,3%
  • Melhorar equipamentos e servidores (para usar em casa): 7,1%

Desses pontos listados acima, vários tornam-se desafios também para gestão de projetos remotos. Nos próximos tópicos vamos falar de forma mais detalhada sobre alguns deles, além de apresentar possíveis soluções.

 

Comunicação ineficaz

 

A comunicação é um desafio para uma equipe remota, já que o time não tem a oportunidade de interagir com seus colegas ou gerentes com a frequência, como acontece no trabalho presencial. Isso pode deixar os membros da equipe se sentindo desconectados e gerar uma má comunicação dentro dos squads.

Como resultado, a comunicação importante do projeto pode ser negligenciada, não necessariamente por negligência dos funcionários, mas porque os canais e processos de comunicação não conduzem ao gerenciamento remoto do projeto.

 

Como superar esse desafio?

 

O gerente de projeto precisa se esforçar para facilitar a comunicação, criando um ambiente de transparência de informações e fornecendo à equipe as ferramentas de comunicação certas.

Crie transparência de informações: gerenciar uma equipe virtual requer dobrar os esforços para manter os canais de comunicação abertos. Isso significa que você deve se comunicar com os membros da equipe com mais frequência, incentivando-os a fazer perguntas sobre fluxos de trabalho de processos e encontrar soluções colaborativas para gargalos e problemas.

Você também deve discutir os pontos fracos e fortes dos membros da equipe durante as reuniões e atribuir projetos de acordo. Por último, deve haver iniciativas como conexões ponto a ponto para promover o compartilhamento de habilidades e conhecimento.

Capacite as equipes com as ferramentas certas: embora o e-mail seja uma ferramenta comum para a comunicação da equipe, você deve olhar além e incluir ferramentas como software de conferências, softwares de quadro branco online e ferramentas de mensagens instantâneas para reforçar a comunicação da equipe.

As ferramentas de webconferência e quadro branco, por exemplo, podem ajudar os membros da sua equipe a realizar reuniões online e fazer brainstorm sobre projetos. Por outro lado, um aplicativo de mensagens instantâneas permitirá que os membros da equipe se conectem diretamente entre si e discutam projetos.

 

Expectativas pouco claras da equipe

 

Com a comunicação sendo um desafio, os gerentes muitas vezes lutam para transmitir suas expectativas a uma equipe remota. Por outro lado, muitas vezes, as equipes lutam para comunicar a confusão em torno de suas funções e responsabilidades.

Com uma ideia pouco clara dos objetivos e ações, a ineficiência surge à medida que as pessoas começam a seguir processos diferentes para fazer um trabalho semelhante. Além disso, haverá conflitos decorrentes do mal-entendido fundamental sobre os principais resultados de um projeto.

 

Como superar esse desafio?

 

Para garantir que todos tenham uma imagem clara do propósito geral de um projeto, estabeleça diretrizes claras sobre o comportamento esperado da equipe e conduza reuniões frequentes para esclarecer as funções e responsabilidades da equipe.

Atualize regularmente a equipe sobre suas responsabilidades: você precisa discutir regularmente o que espera dos membros de sua equipe. Isso inclui reiterar as responsabilidades individuais e como cada uma delas é crítica para atingir as metas de negócios de longo prazo, bem como as entregas de curto prazo.

No início de um novo projeto, planeje claramente o cronograma e defina o volume de trabalho que cada membro deve entregar todos os dias. Por último, faça reuniões virtuais da equipe especificamente para esclarecer se os membros da equipe estão devidamente alinhados às suas funções.

Defina e aplique as melhores práticas de trabalho remoto: ao gerenciar uma equipe de projeto remoto, é fundamental oferecer diretrizes claras para a equipe remota. Você pode organizar reuniões online para trazer consenso sobre tópicos como canais de comunicação preferidos, comportamento esperado (como permanecer disponível nas plataformas de mensagens da equipe) e práticas colaborativas (como participar ativamente de eventos da equipe online).

Além disso, você deve fornecer orientações claras sobre como e a quem fazer perguntas sobre conflitos, gerenciamento de licenças e outras questões de processo que podem afetar a colaboração da equipe.

gestão de projetos

 

Acompanhamento ineficiente de demandas

 

Em uma equipe remota, é fácil não ter visibilidade do desempenho diário de cada membro da equipe. O que os gerentes conseguem ver geralmente é o trabalho concluído, o que pode se tornar um obstáculo se os membros da equipe estiverem constantemente perdendo os prazos dos projetos ou entregando um trabalho de qualidade abaixo do ideal.

No entanto, os gerentes investigando o progresso do que os membros da equipe estão fazendo a cada hora também é uma receita para conflitos. O microgerenciamento não é a resposta; o que é essencial é que os gerentes tenham visibilidade adequada do desempenho da equipe para oferecer feedback construtivo regular.

 

Como superar esse desafio?

 

Para garantir que os membros da equipe tenham o melhor desempenho possível, você deve realizar exercícios de construção de confiança e manter discussões regulares sobre o desempenho.

Tenha discussões regulares sobre o desempenho: discussões regulares sobre o desempenho são duplamente benéficas. Em primeiro lugar, eles permitirão que você informe aos membros da equipe se eles estão no caminho certo e oferecerão recomendações específicas para melhorias. Em segundo lugar, os membros da equipe têm a oportunidade de expressar os desafios que estão enfrentando em seu trabalho diário e buscar uma solução.

No entanto, para que as discussões de desempenho sejam eficazes, elas devem ser holísticas e incluir feedback não apenas do gestor, mas também de grupos de pares e outras partes interessadas importantes.

Fortaleça a confiança da equipe: exercícios de construção de confiança são ferramentas comprovadas para ter membros de equipe mais produtivos e engajados. Com uma equipe virtual, esses exercícios precisam ser mais frequentes.

Uma das maneiras de fortalecer a confiança da equipe é reconhecer cada pequena vitória dos membros da equipe e reconhecer seu esforço e trabalho árduo. Compartilhar conquistas publicamente enquanto oferece feedback construtivo em particular é um método testado pelo tempo para aumentar a moral e a confiança da equipe. Seguir reconhecimentos com prêmios e promoções sempre que possível certamente ganhará pontos extras.

 

Conclusão

 

Como dissemos, mesmo sem saber quanto o trabalho remoto vai representar, ele ainda assim será uma realidade. Principalmente à medida que mais membros da Geração Z ingressam na força de trabalho, o número de membros da equipe trabalhando remotamente aumentará.

O que está claro é que as empresas precisam descobrir novas estratégias para melhorar a produtividade de suas equipes virtuais. Seja apoiando equipes com tecnologias de trabalho remoto, mudando os fluxos de trabalho do processo para atender às necessidades de uma equipe geograficamente dispersa ou redefinindo as estratégias de comunicação da equipe, as empresas precisam se preparar para as mudanças na forma como trabalhamos.Esperamos ver ter ajudado você a ter insights para superar os desafios da gestão de projetos remotos! Para receber em primeira mão todas as novidades do nosso Blog, siga a Rits no LinkedIn.